আবেদনপত্র বা দরখাস্ত আমাদের দৈনন্দিন জীবনে ব্যবহৃত ও প্রয়োজনীয় একটি বিষয়। বিভিন্ন কাজের জন্য আমাদের শিক্ষা প্রতিষ্ঠান বা কর্মস্থল থেকে ছুটি নিতে হয় এর জন্য আমাদেরকে ছুটির আবেদন পত্র লিখতে হয়।
অনেকেই আছেন যাদের দরখাস্ত লেখার নিয়ম সম্পর্কে ভালো মত জানা নেই। আজকের পোস্টটি তাদের কথা মাথায় রেখে তৈরি করা হয়েছে। এখানে আবেদনপত্র বা দরখাস্ত লেখার সকল নিয়ম-কানুন সম্পর্কে বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা হয়েছে।
বিষয়ের ভিন্নতা বেধে আবেদন পত্র লেখার নিয়ম ভিন্ন হলেও মোটামুটি কিছু কিছু বিষয় একই রকমের হয়ে থাকে। এই অনুযায়ী মূলত একটি আবেদনপত্র বা বাংলা দরখাস্ত লিখতে হয় নিচে দরখাস্ত লেখার নিয়ম সম্পর্কে আলোচনা করা হলো-
সবার উপরে প্রাপকের নাম, পদবী ও ঠিকানা লিখতে হবে। তারপর আবেদন পত্রের বিষয় লিখতে হবে। তারপর সম্ভাষণ তথা জনাব বা জনাবা ইত্যাদি লিখে শুরু করতে হবে। তারপর আবেদনের বিষয়ে সংক্ষিপ্ত আকারে ও গুছিয়ে গঠনমূলকভাবে বর্ণনা করতে হবে।
এবার বিনীত নিবেদক বা নিবেদিকা অথবা ইতি লিখে নিচে আপনাকে আবেদনকারীর নাম ও ঠিকানা দিতে হবে। সর্বশেষে আপনাকে আবেদনের ঠিকানা তারিখ বসাতে হবে। কেউ কেউ সবার উপরেও তারিখ লিখে থাকেন।
বিশ্ববিদ্যালয় এর যেকোনো সমস্যার জন্য কর্তৃপক্ষের নিকট আবেদন করতে হলে বিশেষ করে উপাচার্য, হেডমাস্টার, প্রিন্সিপাল, মহাশয় ইত্যাদির নিকট আবেদন করতে হলে কিছু নিয়ম অনুসারে আবেদন পত্র বা দরখাস্ত লিখতে হবে।
সেই নিয়ম গুলো নিয়ে নিচে আলোচনা করা হলো- প্রথমে তারিখ বসাতে হবে, যেদিন লিখবেন সেই দিনের তারিখ বসাতে হবে। এরপর বরাবর যার কাছে দরখাস্ত করতে চান সেই নাম, আপনার বিশ্ববিদ্যালয়ের স্থান এর নাম,
বিষয় দিয়ে তার নিচে জনাব লিখে মাঝে আপনার সমস্যা বা বিষয় বর্ণনা করতে হবে। আপনাকে বিস্তারিত আলোচনা করতে হবে যে বিষয়ে আপনার সমস্যা সে বিষয় নিয়ে বিস্তারিত লিখতে হবে।
দরখাস্ত লেখার পূর্বে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় জেনে রাখা ভালো যেটি হলো দরখাস্ত লেখার জন্য সর্বপ্রথম প্রয়োজন একটি সাদা কাগজ যার মধ্যে কোন মার্জিন বা রোল করা নেই। কেননা দরখাস্তের মধ্যে মার্জিন দেওয়া থাকে তাহলে সেই দরখাস্ত গ্রহণযোগ্য হবে না।
দরখাস্ত লাইন যেন আঁকাবাঁকা না হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে এর জন্য আপনি বাম পাশের সমানভাবে রোলার করার মত শুধু দাগ থাকবে না। এমন ভাবে আপনার দরখাস্ত লিখতে হবে যাতে দরখাস্ত দেখে পাঠক
See: দরখাস্ত লেখার নিয়ম
মনে করে যে আপনার দরখাস্ত মঞ্জুর করা বাঞ্জনীয় একটি দরখাস্ত উপর নির্ভর করে সিটি কি মঞ্জুর হবে না হবে না। এজন্য সুন্দর ভাবে দরখাস্ত লিখতে হবে এবং ভাষাগুলো যাতে সকলের বুঝতে সুবিধা হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে।
একটি ছুটির আবেদনের জন্য উল্লেখ করার মতো কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো- ১) সঠিক তারিখ উল্লেখ করতে হবে। ২) আবেদনের বিষয় বা উদ্দেশ্য স্পষ্ট ভাবে লিখতে হবে।
৩) সঠিকভাবে ছুটির কারণ ব্যক্ত করতে হবে। ৪) প্রয়োজনীয় ছুটির সংখ্যা বিশেষ করে তারিখ উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ। ৫) আপনার অনুপস্থিতিতে কাজের পরিকল্পনা যোগ করা( চাকরির দরখাস্তের ক্ষেত্রে)।
৬) জরুরী পরিস্থিতিতে আপনার সাথে যোগাযোগের তথ্য যুক্ত করতে হবে( চাকরির দরখাস্তের ক্ষেত্রে)। ৭) আপনার স্বাক্ষর। এ বিষয়গুলো মাথায় রেখে ছুটির দরখাস্ত লিখতে হবে।
